Бизнес проведение детских праздников. Как открыть агентство по организации праздников

Что нужно, чтобы устроить отличный незабываемый праздник? Когда-то считалось, что стола с закусками и напитками вполне достаточно, но сегодня ситуация изменилась. Теперь обычного застолья мало – чтобы праздник удался, нужно придумать что-то феерическое – с представлением, конкурсами и зажигательным весельем. А потому все чаще проведение свадеб, корпоративных вечеринок и даже презентаций частично или полностью поручают специализированным агентствам. Веселье и хорошее настроение вполне могут приносить прибыль, так что есть смысл в деталях разобраться, как открыть агентство праздников.

Каким будет ваше агентство?

Первое, что нужно сделать, – это определиться с тем, какова будет специализация вашего предприятия. Детские и семейные праздники, свадьбы, корпоративные мероприятия – охватить все и сразу будет довольно сложно. Хотя если у вас достаточный опыт в этой сфере, большой штат и есть финансовые возможности для реализации разных проектов, можно открыть и агентство широкого профиля.

Оформляем документы

Чтобы открыть агентство по организации праздников, лучше всего выбрать регистрацию в качестве ИП – таким образом вести бухгалтерию гораздо проще. ОКВЭД в этом случае нужно выбирать 92.3 и 92.72 – этими кодами обозначаются все виды деятельности, которые понадобятся при проведении праздников, торжеств и вечеринок.

Лицензия ивент-агентству не нужна, так что, пройдя несложную процедуру регистрации, можно сразу приступать к работе.

Помещение и оборудование: что потребуется

Чтобы обойтись минимумом вложений, некоторые агентства начинают работу и поиск заказов, не имея помещения – собственного или арендованного. Встречи с потенциальными клиентами в этом случае назначаются, например, в кафе. Трудно назвать это удачным решением: солидные клиенты вряд ли обратятся в такую организацию, а значит, на высокие заработки можно не рассчитывать.

Снять помещение под офис и должным образом его оформить – это первое, что нужно сделать, начиная бизнес развлечений. Причем расположить офис желательно в престижном районе, а к его оформлению подойти с известной долей фантазии. Дизайнерская отделка, фотографии с удачно проведенных мероприятий, оборудование для просмотра слайдов и видеозаписей – все это будет свидетельствовать о профессионализме.

Офис может быть и небольшим – достаточно переговорной комнаты для встреч с клиентами и офиса, в котором будут работать менеджеры. Кроме этого понадобится склад, где можно хранить костюмы, оборудование и реквизит (со временем он станет довольно большим), но совмещать его с офисом вовсе необязательно: можно найти помещение подешевле.

Агентству праздников очень важно обзавестись собственным транспортом – микроавтобусом или мини-вэном. Нанимать автомобиль всякий раз, когда он понадобится, будет довольно накладно.

Персонал агентства

Для начала бизнеса по организации праздников вам понадобится два специалиста – менеджер по продажам (он будет заниматься рекламой фирмы и поиском клиентов) и креативный менеджер (тот, кто будет отвечать за творческую часть процесса: писать сценарии, генерировать идеи, разрабатывать концепции). Если одну из этих функций вы планируете выполнять самостоятельно, на первых порах это поможет снизить затраты, но делать это следует лишь в том случае, если вы не сомневаетесь в своем профессионализме и имеете соответствующий опыт, если же нет – лучше доверить эти вопросы тем, кто справится с ними на должном уровне.

Еще вашему агентству понадобится конферансье (тамада) и водитель (если у вас нет автомобиля – можно искать водителя со своим транспортом, это обойдется несколько дороже).

Остальные сотрудники могут быть внештатными, но для начала работы вам понадобится солидная база творческих коллективов и артистов, которых вы при необходимости можете привлечь к участию в своих проектах. Это могут быть:

• диджеи,
• музыканты,
• певцы или музыкальные группы,
• цирковые артисты: клоуны, акробаты, фокусники, жонглеры и т.д.,
• организаторы огненного шоу,
• танцевальные коллективы или танцовщицы экзотических танцев,
• пиротехники.

Кроме того вашему агентству могут понадобиться:

• декораторы,
• флористы,
• фотографы,
• видеооператоры.

Реклама агентства

Со временем хорошую рекламу агентству сделают довольные клиенты: люди обычно делятся впечатлениями от праздников – свадеб, юбилеев, корпоративов. Они выкладывают в Сеть видео и фотографии и с удовольствием отвечают на расспросы, рассказывая, куда обращались и во сколько это удовольствие обошлось. Так что просто делать свою работу на «отлично» - это уже неплохая рекламная стратегия.

Однако на первых порах придется позаботиться о том, чтобы вас заметили. Для этого подойдут самые разные виды рекламы – визитки и буклеты, объявления на местном радио и телевидении.

Важная часть рекламной кампании – создание сайта вашего агентства. Все чаще потенциальные потребители услуг ищут подходящего исполнителя в интернете и это нужно иметь в виду. Сайт агентства праздников, как и офис, должен быть ярким, интересным и привлекающим внимание. На нем должна быть подробная информация об услугах, которые вы предлагаете, координаты компании в «офлайне» и обязательно форма обратной связи с возможностью заказать звонок менеджера.

Еще один способ сообщить о себе клиентам – дать рекламу в популярных группах и сообществах в соцсетях (разумеется, не в любых группах, а только в тех, что имеют отношение к вашему населенному пункту).

Доходы и расходы

Чтобы точно представлять грядущие расходы, прежде чем приступить к организации праздников, понадобится составить подробный бизнес-план с учетом ситуации в вашем населенном пункте. Для этого нужно будет изучить насыщенность рынка, спрос и возможности для роста.

По приблизительным подсчетам на покупку реквизита и аппаратуры понадобится порядка 200 тысяч рублей (если брать оборудование в аренду, первоначальные вложения могут быть меньше, но это не очень удобно и гораздо менее выгодно, так что его лучше все-таки купить).

Порядка 20–25 тысяч будет стоить аренда офиса, оплата работы постоянных сотрудников составит около 60–90 тысяч ежемесячно. Остальным участников проекта можно платить определенную долю от оплаты праздников, в которых они участвуют.

Если в первые месяцы работы агентства заказов будет не так уж много (2–3 заказа по 50 тыс. рублей), а затем их количество и стоимость увеличится (6–8 заказов по 70–80 тыс.), агентство может окупиться уже за несколько месяцев – год.

Как же приятно окунуться в атмосферу праздника, будь то детский День Рождения или Новый Год. Но что делать, если нет сил организовывать все самим?

На помощь приходит инвентор , или же организатор корпоративных, развлекательных или же деловых мероприятий.

Профессия инвентора довольно сложная и, порой, скрупулезная, хотя многие считают что это не так.

Обязанности организаторов праздников

В обязанности организаторов праздников входит введение в курс дела клиента от самой первой встречи и до самого мероприятия, что бывает непросто, так как к каждому клиенту нужно подобрать свой подход, а также угодить с расценками и удовлетворить с получаемым результатом.

Еще нужно искать новых клиентов и при этом рассылать презентации готовых праздников "старым".

Следующий шаг состоит в презентации в офисе клиента. Придется участвовать в тендерах, готовить предложения, разрабатывать новые концепции.

Нужно успевать делать красочные презентации в Power Point для демонстрации клиентам.

В лучшем случае это завершается заключением договора с клиентом. После этого следует написание сценария, копирайтинг концепций, а также сценарных текстов, рерайтинг , и придумывание всевозможных слоганов.

Следующим шагом является подбор площадок для действия, всех опций, подрядчиков, артистов, аниматоров.

Составляется смета мероприятий, летних тимбилдинговых , включая спортивных программ, свадеб, детских праздников, пиар-акций, фестивалей и многих других. Также в профессию входит координация мероприятий и завершается написанием отчетов по проведённым мероприятиям для сайта компаний, заказавших услуги.

Организаторы детских праздников

Для проведения детских праздников существуют множество отдельных организаций. Они специализируются только на важных днях в жизни ребенка, чаще всего до 13-14 лет. Организации такого типа сделают праздник любой сложности, который будет интересно посмотреть даже взрослым:) У них бывает огромнейший выбор шоу-программ, аниматоров, клоунов, ростовых кукол, имеются торты а заказ, различной формы надувные шары и многое другое.

Как же стать организатором праздников?

Для того, чтобы стать организатором праздников, нужно понимать, что при определенных навыках все достигается с опытом. Нужно иметь определенный талант. Талант работы с аудиторией, с публикой. Умение держать внимание, заинтересовать зрителей. Но, чтобы занять свое место под солнцем, прежде всего можно начать с будущих конкурентов. Посмотреть, как они принимают заказ у клиента, что спрашивают, что прописывают в договоре, какую цену берут и многое другое. Пригодится все! Можно попробовать создать свое агентство по организации праздников, но вы должны быть уверены, что ваша команда состоит из опытных психологов и отличных организаторов. Очень важным фактором окажется умение убеждать людей. Нужно подумать также и о расположении офиса - отличным местом послужит здание поблизости от бизнесцентра или элитного комплекса для удобства будущих клиентов.

Курсы организаторов праздников

Для обучения организации праздника можно выбрать курсы.Обычно этой профессии уделяют порядка 100 часов. 30 часов из которых будут аудиторные занятия (теория), а 70 - практика. Курсы организаторов праздников нацелены на формирование у студентов представления и знаний о грамотной организации праздников, а также других массовых мероприятий в коллективе. В программу курса входят изучение профессиональной организации различных праздников. Акцентируют внимание на изучении всех составных корпоративного мероприятия: мест проведения, оформления, питания, программы, праздничного бюджета, а также как избежать проблем и сделать эти события действительно классными, веселыми и удивительными.

Основная задача организатора праздника - провести его и сделать незабываемым! А с приобретением знаний и накоплением опыта можно достичь невероятного успеха!

Открывать бизнес в сфере развлечений можно человеку, который поработал в нем хотя бы несколько лет и изучил особенности организации праздников. Это очень специфическое направление. В праздничном веселье клиенту незаметны подготовительные моменты и трудности организации, все кажется простым и легким в исполнении – так и должно быть. Лишь профессионал знает, какие усилия прилагаются для создания праздника.

Изучите спрос в своем городе, составьте подробный и реальный бизнес-план. Продумайте логистику и менеджмент до мелочей. Заранее наработайте клиентскую базу.

Основные риски

Несмотря на любовь к праздникам и развлечениям, жители нашей страны пока не привыкли оплачивать услуги профессиональных развлекательных агентств. Это направление перспективно и скоро люди будут доверять организацию праздников профессионалам. Но на старте вам необходимо серьезно потрудиться для достижения успеха.

Конкуренция существует, но не местные агентства и музыканты являются вашими главными соперниками. Телевизионные шоу, шикарные концерты звезд – вот с чем будут сравнивать клиенты ваши представления. Выиграть сражение можно лишь с уникальными, живыми и качественными программами, идеальной организацией и стремлением угодить клиентам во всем.

Праздники – это обилие спиртных напитков. Острые ситуации будут возникать регулярно. Продумайте линию поведения и ни в коем случае не теряйте самообладания.

“Пошаговая инструкция, как открыть агенство праздников”

Местоположение

Офис в центре города – это престижно, но аренда подобного помещения будет и стоить немало. Где можно разместиться с минимальными затратами?

Заключить договор с рестораном, клубом или кафе на предоставление развлекательной программы. Взамен вы получаете бесплатное помещение, новых клиентов из посетителей заведения.

Снять небольшое и дешевое помещение в спальном районе и назначать потенциальным клиентам встречу на территории запланированного праздника. Так вы сразу изучите обстановку и сможете быстрее приступить к планированию торжества.

При отсутствии достойного офиса на первоначальном этапе с клиентами можно встречаться и у себя дома. Но у вас должен быть отдельный кабинет, члены семьи ни в коем случае не должны отвлекать вас во время общения с клиентами.

После получения первых прибылей постарайтесь все же найти помещение. Особых санитарных требований офис развлекательного агентства не требует, но комфорт, креативное оформление, фотографии праздников и отзывы благодарных клиентов обязательны.

Оборудование

Специфика бизнеса такова, что вам придется очень много передвигаться. Транспортировка аппаратуры и реквизита, артистов, гостей, мебели, недостающего спиртного, угощения, цветов и прочих вещей, о которых вы на данный момент даже не подозреваете, требует наличия транспорта. Легковой автомобиль для такой работы не подходит, необходим бус. Не можете приобрести автомобиль – заключайте договор аренды или сотрудничества с транспортной фирмой.

Яркий, красочный и разнообразный реквизит необходим в неограниченных количествах. Должен ли он быть дорогим? Не обязательно. В магазинах секонд-хенд, комиссионках, на распродажах и в сувенирных лавках очень самобытные вещи можно приобрести за копейки. Опытные работники развлекательной сферы регулярно и целенаправленно совершают обходы подобных торговых заведений. Не обязательно искать реквизит под определенный конкурс, часто оригинальная или смешная вещь подсказывает артисту интересный номер. Заведите знакомства с руководителями мастерских пошива костюмов, специализированных магазинов или местных театров, у которых можно взять костюмы и реквизит в аренду.

Самых серьезных вложений потребует звуковая аппаратура. От качества и силы звука зависит очень много, и экономить на оборудовании нельзя. Минимальный комплект выглядит следующим образом:

1. Колонки
2. Усилитель
3. Пульт
4. Микрофон
5. Комплект звуковых шнуров
6. Два ноутбука

Минимальная стоимость подобного комплекта составляет около 150 000 рублей. Его мощности хватит для небольшого зала и организации праздника на 50-200 человек. Для проведения мероприятия на свежем воздухе необходима более мощная и дорогая аппаратура.

Как можно решить проблему нехватки средств на аппаратуру? Ни в коем случае не покупайте дешевую – из-за низкого качества она подведет вас в самый ответственный момент. Отказ аппаратуры во время праздника поставит крест на вашем агентстве. Предложений по аренде звуковой аппаратуры и осветительных приборов очень много. Подобные услуги предоставляют специализированные магазины, музыкальные студии. Можно приобрести минимальный комплект оборудования по лизинговому договору.

Кадры

Если вы решили открыть развлекательное агентство, значит, уже знакомы или работаете с талантливыми конферансье и музыкантами. Но искать сотрудников все же придется.

При наличии собственного автомобиля вам нужен водитель. На эту должность следует искать творческого человека. Водитель будет общаться с клиентами, помогать в организации и по необходимости участвовать в развлечениях.

Менеджер также необходим. Этот человек обязан ориентироваться во всех составляющих и тонкостях сферы развлечений. Также, он должен быть немножко психологом, ведь после нескольких минут разговора с потенциальными клиентами менеджер должен почувствовать, чего хочет заказчик и предлагать ему идеи в правильном направлении. Унылый и деловой стиль общения в сфере развлечений недопустим. Вы продаете людям положительные эмоции, а значит, менеджер должен быть доброжелательным, творческим и веселым человеком.

В штате постоянных сотрудников может быть тамада или конферансье, ди-джей или команда музыкантов. Если вы способны платить этим людям достойные зарплаты, не скупитесь.

Возможен вариант с приглашением фрилансеров. Для этого следует посещать популярные развлекательные заведения, культурные мероприятия, выступления театральных студий и концерты молодых музыкантов. Знакомьтесь с начинающими талантами, предлагайте свою помощь в поиске заработка, создавайте портфолио и предлагайте клиентам программы с их участием.

В работе с творческими людьми легких путей и простых решений ожидать не следует. Сколько бы вы ни платили своим сотрудникам, срывы из-за творческих кризисов, капризы и появление на работе в нетрезвом состоянии будут обязательно. Крайне важно соблюдать разумный баланс в работе с людьми. Слишком жестко реагировать нельзя, ведь эмоциональность, непостоянство и ранимость – естественные черты творческого человека. Но вы не можете терять контроль над ситуацией, ведь обязательства перед клиентами необходимо выполнять независимо от обстоятельств. Каждая внештатная ситуация будет решаться индивидуально, и наличие предварительных договоров с максимально широким кругом артистов поможет выйти из любых затруднений с честью.

Документы и лицензии

Для работы в сфере развлечений на старте достаточно оформить ИП. Выберите код ОКВЭД 92.3 и 92.72 – это позволит охватить весь спектр услуг, связанных с организацией праздников.

Опытные руководители развлекательных агентств рекомендуют оформлять документы после того, как вы обзаведетесь хотя бы минимальным количеством клиентов и получите заказы на первые праздники. Период от начала организации агенства до первой вечеринки или свадебного торжества может растянуться на неопределенный срок. Прибыль вы получать не будете, а налоги придется платить.

Маркетинг

Начиная с небольшим стартовым капиталом, вы не сможете охватить все направления развлечений. Лучше сосредоточиться на узкой специализации, например, детские праздники или свадьбы. Возможно, ваша ниша – корпоративные мероприятия. Постепенно вы сможете расширять количество предложений.

Без сайта агентства рассчитывать на успех наивно. Ваш сайт должен быть популярным, интересным и качественным. Здесь можно размещать не только объявления, но и портфолио из реализованных проектов, информировать о новинках, мировых культурных событиях и мероприятиях города, знакомить с талантливой молодежью и организовывать конкурсы.

Сарафанное радио в этой сфере не теряет эффективности. Довольный клиент обязательно поделится вашим телефоном с друзьями и знакомыми.

Резюме

Агентство праздников может стать очень успешным бизнесом, но вы должны продумать все риски и сделать все, чтобы избежать их. Сфера развлечений непредсказуема и специфична – готовьтесь к необходимости проявлять гибкость и решать нестандартные задачи.

Многие люди любят праздники и запоминающиеся мероприятия, поэтому творческим личностям, желающим создать собственный бизнес, не помешает задуматься над открытием ивент-агентства. Что это такое и какие услуги оно предоставляет населению?

Если предстоит проведение детских утренников, корпоративных вечеринок, юбилеев, свадебных торжеств и других мероприятий, каждый человек может обратиться в event-агентство и заказать услуги профессионалов, которые возьмут на себя решение всех организационных вопросов и сделают праздник незабываемым.

На сегодняшний день услуги фирм по организации праздников пользуются большой популярностью у населения. Данный факт не должен оставаться незамеченным начинающими предпринимателями, поскольку, несмотря на конкуренцию в этой нише, собственное агентство при правильной организации способно приносить немалый и, главное, постоянный доход.

Плюсы и минусы бизнеса на организации праздников

Насколько сложно открыть агентство по организации праздников? Сколько нужно денег на старте? Как привлекать клиентов в свой бизнес? Какими преимуществами и недостатками обладает данный вид предпринимательской деятельности? Это далеко не полный перечень актуальных вопросов, с которыми сталкиваются начинающие бизнесмены, решившие зарабатывать на оказании услуг по проведению праздников.

В «праздничной» нише наблюдается активная динамика развития различных компаний, поэтому можно с полной уверенностью заявлять о том, что услуги ивент-агентств будут востребованы еще долгое время. Также к преимуществам этого бизнеса следует отнести:

• отсутствие необходимости содержания большого штата сотрудников;
• возможность открытия агентства при небольших начальных инвестициях;
• быструю окупаемость вложений;
• возможность самостоятельного формирования перечня предлагаемых услуг;
• наличие невысоких издержек.

Следует понимать, что координация проведения торжеств и их организация практически полностью ложатся на плечи агентства, что минимизирует появление непредвиденных обстоятельств и возникновение сбоев в ходе проведения мероприятий. Это способствует повышению рейтинга компании и формированию положительных отзывов о ее деятельности среди заказчиков.

Открыть собственную фирму можно без больших вложений. Хороший руководитель агентства должен обладать отменными организационными способностями, уметь ориентироваться в потребностях рынка и находить нестандартные идеи для проведения мероприятий.

Нет необходимости содержать большой штат работников, поскольку можно на взаимовыгодных условиях сотрудничать с различными коллективами. К примеру, работать с ними по схеме сдельной оплаты труда или фиксированного процента от общего бюджета конкретного мероприятия.

Важно: большинство ивент-агентств тесно сотрудничает с музыкальными коллективами, аниматорами, фирмами, предоставляющими услуги по оформлению помещений для проведения праздников, и другими предприятиями, работающими в сфере развлечений. Это позволяет максимально эффективно организовать практически любое торжество и удовлетворить потребности заказчика, к тому же такой подход даст возможность существенно сэкономить на вложениях при запуске предприятия.

Бизнес на организации торжеств всегда связан с положительными эмоциями: предприниматели получают хорошие деньги за свой труд и удовольствие от того, что клиенты остались довольны. К тому же такая работа не имеет жесткого графика.

К негативным моментам ведения бизнеса на организации торжеств следует отнести высокий уровень конкуренции, особенно это касается крупных городов. Несмотря на это, творческие люди с нестандартным подходом к оказанию сервиса в данной нише всегда могут преуспеть.

Как открыть праздничное агентство с нуля?

Прежде чем открыть праздничное агентство с нуля, следует провести тщательный анализ рынка и работу компаний-конкурентов. В крупных городах таких фирм может быть очень много, поэтому следует оценить спрос на услуги, а также платежеспособность населения. Для анализа работы конкурентов потребуется:

• собрать отзывы клиентов о проведенных мероприятиях;
• составить перечень наиболее востребованных услуг;
• изучить цены других предприятий и создать прайс-лист своего предприятия;
• выявить сильные стороны и недостатки фирм-конкурентов.

Важно: анализ позволит также понять основные потребности клиентов и определиться с направлением деятельности ивент-агентства.

Регистрация бизнеса

Для оформления предпринимательской деятельности будущему бизнесмену необходимо обратиться в налоговую инспекцию по месту проживания. Регистрация предполагает выбор организационно-правовой формы - ИП либо ООО. Последняя будет предпочтительнее, поскольку позволяет официально сотрудничать с организациями различной формы собственности (юрлицами).

Во время регистрации предприятия потребуется указать для своей деятельности коды ОКВЭД. Можно выбрать 91.31.21 – «Деятельность по организации и постановке театральных и оперных представлений, концертов и прочих сценических выступлений». Если планируется предоставление таких услуг, как производство фотографий и видеофильмов с праздников для клиентов, можно выбрать также коды 74.81 «Деятельность в области фотографии» и 92.11 «Производство фильмов». Это позволит существенно увеличить доход от работы предприятия, к тому же стать фотографом совсем не сложно.

Обратите внимание, что для оказания услуг по организации праздников начинающему предпринимателю не потребуется получать специальные лицензии. К особенностям этого вида деятельности также следует отнести отсутствие необходимости устанавливать кассовый аппарат.

После оформления предпринимательской деятельности потребуются разрешения от СЭС, Роспотребназора и пожарной инспекции. Когда документы будут собраны, можно приступать к развитию бизнеса. С учетом разрешений стоимость регистрации бизнеса может составить порядка 20 тыс. рублей. Некоторые предприниматели в целях экономии времени прибегают к услугам фирм-посредников, которые занимаются оформлением документации и получением необходимых разрешений.

Поиск офиса

Как известно, офис является «лицом» любой компании, поэтому агентство по организации праздников должно иметь соответствующее помещение. Прежде всего оно должно располагаться в престижном районе с хорошей транспортной развязкой.

Если ивент-компания не будет иметь собственного офиса, клиенты не будут обращаться к ее услугам, что непременно повлияет на размер объема возможной прибыли. Чтобы обеспечить правильную работу предприятия и создать все условия для приема клиентов, следует арендовать помещение площадью порядка 40-50 м?. Офис необходимо разделить на следующие зоны:

• приема гостей и ведения переговоров;
• работы менеджера;
• хранения реквизита и оборудования.

Важным моментом является оформление офисного помещения, поэтому следует тщательно продумать оптимальное дизайнерское решение. Не помешает на стенах расположить крупные фотоснимки с удачно проведенных праздников, что сразу привлечет внимание потенциальных клиентов. Также следует создать условия просмотра заказчиками видеороликов и слайдов с мероприятий, чтобы они могли представить масштаб своего торжества и оценить ваши возможности.

Нужно позаботиться о том, чтобы в офисе была удобная эргономичная мягкая мебель, которая позволит создать комфортные условия для приема гостей. С ее помощью можно разделить пространство на зоны и сделать интерьер уютным. Желательно иметь отдельную комнату для переговоров с клиентами, чтобы люди не чувствовали себя стесненно при общении. В ней нужно установить компьютерное оборудование, благодаря которому заказчики смогут ознакомиться с промо-материалами. В крупных городах стоимость аренды офисных помещений колеблется в пределах 50 тыс. рублей, а в небольших населенных пунктах - около 20-30 тыс. в месяц.

Важно: на начальном этапе развития ивент-агентства вовсе не обязательно хранить реквизиты и костюмы в офисе. Достаточно подобрать для этих целей иное помещение, что позволит существенно сократить расходы на аренду.

Закупка реквизита

При составлении бизнес-плана праздничного агентства статья расходов на приобретение оборудования и реквизита является одной из основных. Для работы ивент-компании потребуется приобрести:

• костюмы аниматоров и иные атрибуты – 50 тыс. рублей;
• аппаратуру музыкальную – 70 тыс. рублей;
• столы, стулья в офис – 25 тыс. рублей;
• мебель мягкую – 15 тыс. рублей;
• ноутбук с роутером – 18 тыс. рублей;
• телефон – 4 тыс. рублей.

Итого - на закупку реквизита и оборудования придется потратить 182 тыс. рублей. Обратите внимание, что стоимость их покупки зависит от направления деятельности праздничного агентства. К примеру, если компания занимается организацией свадебных торжеств, ей придется приобрести оборудование для украшения зала, реквизиты для проведения выездной видеосъемки и фотосессии, музыкальное оборудование и иную атрибутику, которая обойдется организаторам в сумму порядка 100 тыс. рублей. То же касается и проведения детских праздников, поскольку для их организации необходимо покупать большое количество костюмов (клоунов, сказочных и мультипликационных героев), надувных горок, батутов и т.д.

Как мы уже говорили, сотрудничество с компаниями, представляющими услуги по аренде оборудования, значительно снижает расходы на реквизиты. Таким образом, перед началом своей трудовой деятельности следует наладить контакты с подобными фирмами для оптимизации затрат.

Привлечение персонала

Во многом успех предприятия по организации торжественных событий будет зависеть от мастерства и умений сотрудников. С такой работой хорошо справляются творческие личности, которые умеют нестандартно мыслить и «генерировать» креативные идеи. Также в штат можно приглашать учащихся старших курсов институтов (училищ) культуры. Этим можно дать не только возможность заработать студенту, но и привлечь в коллектив талантливого сотрудника.

Количество работников ивент-компании напрямую зависит от перечня услуг, которые будут предоставляться заказчикам. Если планируется открытие небольшого агентства, в штат нужно привлечь:

• менеджера по продажам;
• оформителя торжественных событий;
• водителя.

Оклад работников может быть следующим: менеджера – 10 тыс. рублей; оформителя – 5 тыс. рублей. Также в сумму их заработной платы входит начисление процентов от бюджета проведенных мероприятий (в среднем за месяц она составляет на двоих сотрудников порядка 25 тыс. рублей). Зарплата водителя фиксированная – 20 тыс. рублей. Итого - расходы на оплату труда сотрудников составляют 60 тыс. рублей.

Наиболее распространенным вариантом работы ивент-агентств является сотрудничество с компаниями-подрядчиками. В этом случае нет необходимости содержать большое количество персонала, а исполнители подбираются для проведения конкретного торжества. Данная схема наиболее популярна среди владельцев бизнеса на организации торжественных событий, однако она не без недостатков. В первую очередь нужно помнить о том, что подрядчики работают на себя, по этой причине агентство не может дать заказчику полную гарантию, что все пройдет без эксцессов.

Также нужно знать, что при работе со сторонними организациями ваша наценка будет составлять всего 10-15% от бюджета праздника. Чтобы увеличить процент дохода, можно совмещать обе схемы ведения бизнеса: нужно иметь в штате несколько профессиональных аниматоров и привлекать на различные мероприятия сторонних работников.

Что касается привлечения подрядчиков, то к их услугам обычно прибегают, если требуются профессиональные ведущие и артисты различных жанров (клоуны, танцоры, жонглеры, иные). Желательно найти несколько таких партнеров, с которыми агентство будет работать постоянно на взаимовыгодных условиях.

Бизнес-план праздничного агентства

Чтобы рассчитать сумму первоначальных инвестиций, обязательные ежемесячные расходы, а также рентабельность предприятия, необходимо составить бизнес-план. Как показывает практика, в данной нише можно стартовать, имея небольшой начальный капитал. Его размер во многом будет зависеть от перечня предоставляемых услуг, формы работы с заказчиками и исполнителями, а также способа приобретения реквизита и оборудования. Для организации небольшой компании первоначальные одноразовые затраты составят:

• оформление предприятия – 20 тыс. рублей;
• закупка оборудования (без реквизита) – 132 тыс. рублей;
• аренда офиса – 30 тыс. рублей;
• ремонт помещения – 100 тыс. рублей;
• запуск рекламной кампании (продвижение сайта, полиграфические услуги, работа промоутеров) – 50 тыс. рублей;
• покупка расходных материалов – 10 тыс. рублей.

Итого - объем первоначальных вложений составляет 342 тыс. рублей. Обратите внимание, что мы не включали в расчет расходы на приобретение реквизитов, поскольку для каждой компании этот пункт является весомой статьей затрат, размер которой возможно определить лишь в процессе достаточно длительного промежутка работы ивент-агентства. Поэтому целесообразно на начальных этапах арендовать костюмы и атрибутику, включая эти расходы в стоимость услуг. Этот же нюанс следует учитывать, составляя бизнес-план организации детских праздников.

Теперь рассмотрим статью обязательных ежемесячных затрат. Сюда нужно отнести:

• аренду помещения – 30 тыс. рублей;
• продвижение сайта агентства и реклама? 10 тыс. рублей;
• фонд заработной платы – 60 тыс. рублей;
• расходные материалы – 5 тыс. рублей;
• оплату налогов и иные перечисления – 20 тыс. рублей.

Итого - объем обязательных ежемесячных затрат составляет 125 тыс. рублей. Расходы можно немного сократить, если привлечь в качестве оформителя студента, который нуждается в подработке в свободное время, и предложить ему небольшую фиксированную ставку.

Теперь рассмотрим сроки окупаемости вложений и возможную прибыль предприятия. В зависимости от масштаба праздника средний чек за проведение мероприятия колеблется в диапазоне 50 тыс. рублей. В первое время на большие заработки не стоит рассчитывать. Как показывает практика, за месяц может быть всего несколько заявок, а через полгода работы их количество вырастает до более высоких показателей.

Предположим, за месяц ивент-компания выполнила 7 заявок, значит, на ее счет поступит 350 тыс. рублей. Из этой суммы нужно вычесть 125 тыс. рублей (обязательные ежемесячные платежи), получим 225 тыс. рублей чистой прибыли. Чтобы окупить вложения при таких финансовых показателях, потребуется порядка 5-7 месяцев работы.

Ивент-агентство и его отличия от агентства праздников

Начинающие предприниматели должны знать, чем отличаются event-компании от иных агентств по организации праздников:

• Продюссерские организации. Они проводят различные торжества и мероприятия по собственной инициативе. Финансируются такие праздники за счет спонсорской поддержки и продажи билетов. В отличие от подобных фирм ивент-компании собственных мероприятий не проводят, а выполняют заявку конкретного человека (организации) по его инициативе.
• PR-компании. Эти организации проводят мероприятия (реже праздники) строго для узкоспециализированных аудиторий. Это могут быть предприниматели, спортсмены, журналисты и иные категории людей, для которых конкретное агентство организовывает проведение пресс-конференций и других событий.
• БТЛ-агентства. Их основной деятельностью является проведение промо-акций различных компаний-заказчиков. Они, как правило, носят продолжительный характер, могут одновременно охватывать несколько регионов, к тому же имеют достаточно большую аудиторию (продвижение брендов, товаров, услуг).

Вопросы от бизнесменов-новичков

Рассмотрим часто задаваемые вопросы по теме.

Какие услуги предоставлять?

Многие новички не знают, как сформировать предложение для потенциальных заказчиков и какой перечень услуг разработать, чтобы они приносили ощутимую прибыль. Прежде всего нужно изучить спрос потребителей в данной сфере, причем предварительно следует определиться с направлением деятельности предприятия.

Несложно догадаться, что детям будет интересна работа аниматоров; если предстоит свадьба, заказчики, скорее всего, захотят видеть у себя на празднике музыкальные коллективы и профессионального тамаду, а на корпоративах – желанными будут выступления артистов.

Нужно обратиться в несколько городских ивент-агентств и поинтересоваться сервисом, который они предоставляют. Важно знать, что в данной нише преуспевают лишь те предприятия, которые оказывают услуги полного цикла и берут на себя всю ответственность за организацию и проведение праздника. Сюда входят:

• оформление и подготовка мест проведения торжественных событий;
• организация выездных праздников;
• разработка сценария мероприятия;
• услуги фотографа и видеооператора;
• музыкальное сопровождение.

Ивент-агентства предлагают своим клиентам организацию и проведение всевозможных конкурсов, игровых мероприятий, которые пользуются большим успехом на детских утренниках, корпоративных праздниках и свадьбах. Также популярны среди клиентов услуги по приготовлению эксклюзивных блюд, которые невозможно (или очень тяжело) заказать на предприятиях общественного питания.

Как раскрутить свое агентство?

Вопрос привлечения клиентов является одним из самых актуальных, поскольку от этого напрямую зависит успех предприятия и размер прибыли. Рассмотрим наиболее эффективные способы проведения рекламной кампании:

1. Персональный сайт event-агентства. Изначально стоит заказать профессионалам разработку и создание сайта своей компании. Это должен быть содержательный и индексируемый поисковиками ресурс, который будет показываться пользователям по различным запросам. Он обязан содержать актуальную информацию о деятельности агентства, качественные фотографии и видеоролики, а также оптимальные цены на услуги. К тому же следует проводить на постоянной основе различные акции, анонс которых будет отображаться на главной странице сайта. Также важно сделать привязку ресурса к основным социальным сетям, где проводит большую часть времени целевая аудитория. Для эффективной работы web-сайта следует заказать услуги по его ежемесячному продвижению и оптимизации.
2. Социальные сети и форумы. Люди обожают праздники, поэтому найти в своем городе заинтересованную аудиторию не составит большого труда. Для этого нужно в социальных сетях создать тематические сообщества праздничного агентства и предложить подписчикам интересный развлекательный контент. В обязательном порядке следует связать паблики с головным сайтом, для чего нужно разместить в них соответствующую ссылку. В зависимости от деятельности компании рекомендуется привлекать на свою площадку ЦА: если агентство занимается организацией праздников для детей – необходимо активно общаться в сообществах детской тематики и пабликах для молодых мам, свадеб – для молодоженов. То же касается общения на тематических форумах, откуда можно привлечь большое количество целевых клиентов (причем, как и в случае с социалками, абсолютно бесплатно).
3. Распространение полиграфии. Следует заказать разработку флаеров и буклетов, в которых будет содержаться краткая информация о работе агентства. Также нужно обратиться в рекламную компанию, которая сможет организовать раздачу листовок в людных местах вашего города.
4. Благотворительные акции. В населенных пунктах, особенно в крупных городах, часто проводят благотворительные кампании в поддержку детей. Нужно принимать в них участие на безвозмездной основе, что позволит заявить о себе как о профессиональной организации, а также существенно повысить узнаваемость собственного бренда.
5. Наружная реклама. Наличие билбордов и растяжек в людных местах города обеспечит большой поток клиентов.
6. Фотографии праздников. В обязательном порядке следует проводить фотосъемку всех мероприятий. Это позволит наполнить портфолио компании и размещать снимки в печатных изданиях.
7. Реклама в СМИ. Чтобы раскрутить ивент-агентство, следует дать рекламу в городских СМИ (пресса, телевидение, радио).

Стоит ли работать по франшизе?

Работа по франшизе может стать оптимальным решением для бизнесменов, которые желают открыть прибыльное дело с минимальными вложениями. Их объем при сотрудничестве с компанией-франчайзером составляет от 100 до 300 тыс. рублей. Какие преимущества у такой схемы работы?

В первую очередь стоит отметить, что предприниматель получает в свое распоряжение уже готовую модель ведения бизнеса, которая крайне эффективна. Более того, молодое ивент-агентство будет работать с уже готовыми сценариями для проведения праздников и различных торжеств. Это означает, что клиенты города будут получать только эксклюзивные предложения.

Для франчайзи предусмотрена возможность получения готового сайта, который будет профессионально выполнен в корпоративном стиле компании-партнера. К тому же предпринимателям оказывается всесторонняя поддержка в привлечении клиентов и обучении сотрудников (бесплатно). Для старта потребуются минимальные трудозатраты, поэтому бизнесмен может параллельно заниматься развитием какого-либо другого дела. Обычно к работе по франшизе можно приступить в течение 14-30 дней с момента ее приобретения.

Сколько можно заработать на праздниках?

Размер дохода во многом зависит от выбранного направления деятельности праздничного агентства, перечня услуг, известности бренда, количества населения в городе и иных факторов. Небольшие event-компании через 6-8 месяцев работы преодолевают планку в 15 заказов ежемесячно.

Если работа будет заключаться в организации праздников для крупных заказчиков, а размер среднего чека составлять 50 тыс. рублей, вполне реально зарабатывать ежемесячно свыше 600 тыс. рублей. Стоимость проведения детских мероприятий колеблется в диапазоне 10-15 тыс. рублей. Если в месяц будет 20 выполненных заявок, доход составит свыше 170 тыс. рублей. Также стоит ориентироваться на проведение корпоративов и свадеб, где средний чек составляет 25 тыс. рублей. При проведении 15 таких мероприятий ежемесячно чистая прибыль будет порядка 250 тыс. рублей.

Поскольку бизнес на организации торжеств и праздников сильно подвержен сезонности, рекомендуется выбирать одновременно несколько направлений оказания услуг в этой нише. Как показывает практика, собственное event-агентство может стать достаточно прибыльным предприятием для начинающих бизнесменов несмотря на большую конкуренцию.